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Dans un monde idéal, l'assureur sera informé du risque de perte en matière d'assurance chantier le plus rapidement possible et avant la fin des travaux de réparation. Cela permet de discuter avec l'entrepreneur des méthodes appropriées de suivi des coûts de réparation encourus et de la documentation qui est nécessaire pour justifier sa demande.
Mais que faisons-nous lorsque cela ne se passe pas comme cela ? Par exemple, la demande de remboursement de l'équipement présentée par l'entrepreneur est reçue et elle est extrêmement complexe.
Les entrepreneurs peuvent présenter leurs demandes de remboursement d'équipement de plusieurs manières :
Le problème est qu'aucune de ces méthodes ne représente les frais réels engagés qui sont nécessaires en termes d'équipement pour réaliser les travaux de réparation.
« Le montant demandé par un entrepreneur peut inclure de nombreux équipements installés sur le chantier ou qui ne sont pas utilisés pour les travaux de réparation. »
Pour un grand projet civil, une flotte d'équipement qui est conservée sur le site du projet ou à proximité sur un chantier sera souvent achetée ou louée. Ensuite, l'équipement est mobilisé sur ou en dehors du chantier afin de réaliser les travaux sur le projet, selon les besoins. Que l'équipement soit utilisé ou non, le projet peut entraîner des frais quotidiens de propriété ou de location pour cet équipement.
Lorsqu'un entrepreneur formule une demande de remboursement pour tout l'équipement impliqué sur le projet durant les réparations, la somme demandée peut inclure de nombreux équipements installés sur son chantier et/ou des équipements qui ne servent pas à effectuer les travaux de réparation. Dans ce cas, J.S. Held a recours à une combinaison de méthodes d'analyses afin d'obtenir une valeur plus précise.
Une autre façon pour les entrepreneurs d'estimer la valeur approximative de leur demande de remboursement d'équipement est d'utiliser un historique de ratio des frais. Le ratio des dollars dépensés en équipement par rapport aux dollars dépensés en main d'oeuvre avant le sinistre sera appliqué aux frais de main-d'œuvre de réparation réclamés pour calculer les coûts de l'équipement réclamés. Il s'agit d'une approximation et cela peut être extrêmement imprécis si les travaux de réparation prévus diffèrent vraiment des travaux du contrat original sur lequel le ratio est basé. Le ratio avant le sinistre pourrait également comprendre les frais d'équipement liés aux activités précédentes ou un événement unique qui ne s'applique pas aux travaux de réparation, tels que les frais relatifs à la réparation de l'équipement, aux accidents, à l'entretien majeur et à l'installation. Ce ratio pourrait également être inexact en raison du nombre plus ou moins important d'heures effectuées pour les travaux de réparation.
S'il s'agit de la seule méthode possible pour faire une estimation des frais d'équipement compte tenu des informations fournies lors de la demande, nous pouvons examiner les données sur les coûts (le cas échéant), supprimer les coûts non applicables et les primes liées aux heures supplémentaires et permettre que ce calcul soit plus représentatif des coûts réels.
Une manière basique de présenter une demande est de fournir toutes les factures de location d'équipement, habituellement datées pendant la période de réparation, mais pour lesquelles il n'y a pas de documentation qui relie l'utilisation de l'équipement facturé à l'étendue des travaux liés au sinistre. Alors qu'il est probable que certains de ces frais d'équipement soient liés au sinistre, J.S. Held aura recours aux données d'inspection, à ses connaissances de l'industrie, à un examen approfondi des cartes de pointage, aux rapports quotidiens, aux calendriers du projet et aux photos de l'évolution du projet afin de confirmer quelles factures concernent la demande.
Idéalement, les heures pendant lesquelles l'équipement sera utilisé pour réaliser les travaux de réparation seront notées sur des fiches ou sur des bons de commande supplémentaires et seront codées selon un code de coût spécifique au sinistre. Si le nombre d'heures est connu, des taux d'équipement contractuels ou standard de l'industrie peuvent alors être utilisés pour calculer les coûts réels engagés pour l'équipement nécessaire pour effectuer les travaux de réparation. La plupart des entrepreneurs possèdent des systèmes de contrôle de projet afin de facilement mettre en place un suivi détaillé des frais spécifiques au sinistre. Mais, tout entrepreneur devrait pouvoir remplir chaque jour à la main des ordres de travail supplémentaires pour chaque équipe. La solution consiste à les amener à planifier et à mettre ceci en place dès le début des travaux de réparation.
S'il apparaît que les frais d'équipement demandés ne reflètent pas les travaux réels de réparation, il existe des méthodes pour estimer et confirmer les frais d'équipement liés à la demande.
Nombre d'heures de travail d'un opérateur : Une méthode consiste à prendre le nombre d'heures de travail d'un opérateur, si disponible, et d'appliquer le taux horaire d'équipement pour l'équipement concerné aux nombres d'heures travaillées de l'opérateur sur ce type d'équipement. Si les heures spécifiques de l'opérateur ne sont pas disponibles, mais que le volume de travail l'est, il est possible de noter l'équipe et l'équipement requis pour réaliser tous les travaux en se basant sur nos connaissances du secteur ou sur des sources d'estimation qui ont été publiées (RS Means/Costworks) et de faire une estimation des frais demandés. Nous pouvons également réaliser des estimations des frais d'équipement en nous basant sur des visites du chantier afin de consigner l'équipement utilisé pour les travaux liés au sinistre et les calendriers du projet afin de fournir des durées.
Équipement en attente : Les frais d'équipement mis en attente en raison du sinistre devraient être séparés de ceux de l'équipement de réparation lorsqu'ils sont pris en compte dans l'examen de la demande. Un autre point à considérer est si démobiliser puis remobiliser d'importants types d'équipement coûterait moins cher que des frais de location prolongés.
Coûts liés aux retards : Si l'entrepreneur fait une demande de remboursement des frais liés à un retard ou des coûts d'équipement complémentaires, nous pouvons réaliser un examen approfondi des calendriers du projet afin de confirmer la période de retard et évaluer ensuite les coûts de retard réclamés.
Il est parfois difficile de déterminer pour une demande les frais d'équipement réels occasionnés, mais il existe toujours des façons d'évaluer les frais qui font l'objet d'une demande, même s'ils n'ont pas fait l'objet d'un suivi précis.
Les consultants en équipements disposent des compétences pour évaluer les dossiers d'indemnisation des équipements civils lourds et ils sont capables de valider le sérieux des demandes, soit en confirmant les montants réclamés, soit en créant des devis comparatifs en partant de zéro.
Nous tenons à remercier Granger Stuck pour ses informations et son expertise qui ont grandement contribués à cette recherche.
Granger Stuck est directeur général des activités de gestion de l'assurance chantier de J.S. Held. M. Stuck a travaillé comme consultant en construction et comme témoin expert dans tout le pays, ainsi qu'en Thaïlande, en Nouvelle-Zélande et en Australie. Avant de rejoindre J.S. Held, M. Stuck a été employé par Mortenson Construction et Clark Construction à différents postes. Il a réalisé avec succès des projets d'une valeur globale de plus de 2,0 milliards de dollars, parmi lesquels, un des plus grands stades du monde, une patinoire intérieure, un centre de congrès, une bibliothèque, l'expansion d'une autoroute et un campus de bureaux pour l'un des plus grands développeurs de logiciels au monde.
Vous pouvez contacter Granger à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 206 895 9501.
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