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Déterminer le retard dans le cadre d'une politique d'assurance chantier est peut-être l'une des choses les plus difficiles à établir dans l'univers des demandes d'indemnisation. Mis à part les nombreuses questions complexes concernant la protection, pour déterminer les pertes de temps dans le cadre de l'assurance chantier, il est important de comprendre parfaitement le délai de remise en état et les faits se rapportant au projet de construction avant et après le sinistre afin de mesurer précisément la période d'indemnité. Sachant que la grande majorité des pertes liées à l'assurance chantier impliquent une période de réparation qui ne coïncide pas avec le retard, il peut être difficile de déterminer avec exactitude l'impact d'une perte.
Comprendre les nombreuses questions complexes relatives à la planification, à l'établissement d'un calendrier et à la mise en œuvre d'un projet de construction, ainsi que l'impact que peut avoir une perte sur le respect de l'échéance du projet est difficile et nécessite une expertise spécifique. Les explications suivantes sont destinées à présenter les facteurs importants et les questions classiques qui surviennent en matière d'assurance chantier en cas de retard de la prise en charge d'une garantie.
Les principes de base :
Pour bien comprendre les très nombreuses questions complexes liées à l'évaluation du retard, il est nécessaire de bien apprécier ce qui déclenche la garantie et l'évaluation de la perte. Tout d'abord, il est généralement admis que la garantie des pertes temporelles liées aux coûts accessoires et à l'interruption d'activité/la perte de valeur locative n'est pas déclenchée, à moins qu'un dommage matériel causé aux biens couverts dans le cadre d'une cause de perte couverte aboutisse à un retard dans la réalisation du projet assuré. Deuxièmement, le retard est évalué à compter de la date où le projet aurait dû être réalisé « en l'absence de sinistre ». Troisièmement, le délai de retard suppose que la réparation des biens couverts sera réalisée en respectant un « devoir de diligence et d'efficacité ».
Il est important de bien connaître les termes suivants afin de comprendre la façon dont est mesuré le délai de retard :
Période de restauration - Le temps nécessaire pour réaliser les réparations couvertes par la police d'assurance des biens assurés, en respectant un « devoir de diligence et d'efficacité ». La période de restauration débute généralement à partir de la date de la perte et se termine lorsque les réparations des biens couverts ont été effectuées. Cependant, cette mesure peut être difficile à réaliser (à la différence des pertes matérielles normales) en raison de deux événements survenant après un sinistre :
Période de retard - Période qui débute à la date prévue d'achèvement du projet, si aucune perte n'avait été constatée, et prend fin à la date réelle d'achèvement du projet. Généralement, cette durée ne doit pas excéder la période de restauration, bien que cette mesure soit souvent compliquée par un certain nombre d'éléments, notamment, mais sans s'y limiter :
Ordre de démarrage des travaux - Pour de nombreux projets, l'ordre de démarrage des travaux est la date de commencement du contrat de construction, et l'achèvement des travaux peut également être lié à cet ordre de démarrage, sous la forme d'un nombre de jours ou de mois.
Date d'achèvement substantiel - La date établie dans un contrat entre un propriétaire et un responsable de construction/prestataire général, dans lequel un projet est achevé de façon à pouvoir entrer en service pour son usage prévu.
Date d'achèvement final - Date à laquelle un responsable de construction ou un prestataire général termine son contrat, et à laquelle le propriétaire accuse réception de tous les travaux.
Date de certificat d'occupation temporaire - Date à laquelle une autorité de délivrance d'un permis délivre un certificat d'occupation temporaire pour un projet ou une partie d'un projet. La plupart du temps, les dates de certificat d'occupation temporaire sont celles qui définissent les vraies dates d'achèvement substantiel.
Date du certificat final d'occupation - Date à laquelle l'autorité de délivrance d'un permis délivre le certificat final d'occupation.
Calendrier du projet - Plan de construction du projet, traditionnellement élaboré par le responsable de construction ou le prestataire général, et qui décrit la séquence et la durée des activités de construction, en général sous la forme d'un diagramme de Gantt.
Calendrier de référence - Le calendrier initial du projet élaboré au plus tard dans les 90 jours après la réception de l'ordre de démarrage des travaux par le prestataire.
Chemin critique - La plus longue chaîne continue d'activités établissant la durée minimum globale du projet.
Activité(s) - Éléments des travaux devant être accomplis pour un projet et étant généralement discrets, mesurables et chronophages.
Marge - Durée pendant laquelle le début d'une activité peut être retardé avant que son achèvement ne devienne critique et risque ainsi d'entraîner des retards. Une activité qui est critique ne dispose pas de marge de manœuvre. Ainsi, un retard dans la réalisation de toute activité sur le chemin critique du projet aboutira à un retard dans l'achèvement du projet.
Grandes étapes du projet - Date qui représente un événement important dans la construction ou l'achèvement d'un projet.
Accélération - Modification du calendrier du projet, pour réaliser certains travaux ou livrer des composants/matériaux de construction critiques de façon accélérée, et entraînant souvent un coût supplémentaire. Pour les demandes d’indemnisation liées à l'assurance chantier, l'accélération est généralement un critère à prendre en compte pour réaliser des travaux après un sinistre ou non liés à un sinistre, afin de minimiser les retards d'un projet et de limiter les pertes de temps.
Demande de modification - Modification du contrat entre un propriétaire et un responsable de construction ou un prestataire général, par l'ajout ou la suppression de travaux contractuels. Une demande de modification entraîne généralement une modification du prix et/ou de la durée du contrat.
Les principes de base :
L'élaboration d'un projet consiste essentiellement à assembler plusieurs composantes ou éléments dans le temps, selon un agencement adapté, pour aboutir à sa réussite. Pour réussir, un projet de construction doit être planifié et programmé de façon à ce que toutes ses composantes ou ses éléments soient ordonnés de façon efficace, dans le respect des délais. Dès le début du projet, un prestataire veille à élaborer un plan afin de séquencer et de consigner le projet de façon à montrer l'avancement des activités au fil du temps. Le calendrier du projet décrit ce plan, qui est ensuite généralement communiqué, contrôlé et actualisé. Par conséquent, la planification initiale est la première étape de l'élaboration d'un outil de mesure qui permettra de suivre la performance du projet jusqu'à son aboutissement.
L'élaboration d'un plan exhaustif pour ériger ou mettre en place tous les éléments d'un projet nécessite de tenir compte de certains facteurs, notamment :
Les facteurs ci-dessus doivent être pris en compte et résolus de façon à ce que les parties soient assurées qu'elles disposent d'un plan complet et exhaustif, parfait pour atteindre les objectifs du projet en respectant l'échéance et le budget prévus. Les entrepreneurs fournissent une version plus ou moins détaillée de ce plan initial lors de la phase d'appel d'offres, dans le but de s'assurer que le projet soit mené à bien dans le temps imparti et en respectant le devis proposé.
Après avoir remporté l'appel d'offres, l'entrepreneur réalise généralement un calendrier de référence, soumis à l'approbation du propriétaire, et indiquant le plan initial de l'entrepreneur afin de mener à bien les travaux demandés. Ces éléments de base sont généralement requis dans le cadre d'un contrat de construction et, une fois approuvés, ils constituent le plan à suivre pour contrôler et mesurer tous les travaux du projet. Il est courant, dans l'industrie, de mettre à jour le calendrier du projet tous les mois ou périodiquement (ou selon les événements).
La rédaction du plan ou du calendrier du projet peut suivre différentes méthodes. Par exemple, il peut indiquer la liste des grandes échéances du projet ou prendre la forme d'un diagramme de Gantt. Pour les grands projets de construction de bâtiments commerciaux, il est courant dans l'industrie d'utiliser des logiciels tels que Primavera (P3-P6) pour mettre en forme le plan de l'entrepreneur (calendrier du projet), afin que le plan puisse être suivi, actualisé et contrôlé efficacement. Le logiciel de planification est un outil essentiel qui permet à l'entrepreneur d'indiquer les étapes logiques précédant ou suivant toutes les activités nécessaires à la réalisation d'un projet.
Une fois les étapes logiques, leur enchaînement et leur durée renseignés, le logiciel de planification calcule les prochaines dates des activités du projet.
L'objectif de l'entrepreneur est de mener à bien le projet. Les entrepreneurs savent qu'il est inévitable que le projet subisse des modifications, ils doivent donc être capables de réagir comme il se doit. Le plan doit donc faire l'objet d'un contrôle continu afin de mesurer les progrès accomplis et de faire face aux modifications.
Le cycle de planification et de suivi du projet peut être décrit comme suit :
La pratique d'une bonne gestion de projet nécessite de mettre à jour et de réviser tous les mois, ou périodiquement, le calendrier du projet, et d'effectuer des révisions ou des ajustements du plan pour tenir compte de la survenue éventuelle de faits imprévus. Il est généralement admis que dans la réalité un projet de construction soit amené à évoluer. Le plan doit donc pouvoir être révisé et ajusté en partant du principe que la date de fin ne changera pas, à moins qu'il y ait un changement dans l'ampleur et un changement de temps correspondant. Par conséquent, sauf cas de force majeure, tel que des aléas climatiques ou d'autres événements imprévus, le projet est planifié, suivi et ajusté en permanence afin de tenir compte des modifications apportées ou à venir. Il s'agit par exemple de livraisons de matériaux trop tardives ou trop précoces, ou d'un taux de productivité différent de ce qui avait été prévu. Ces aléas, comme de nombreux autres, doivent être gérés de façon à respecter l'échéance et le budget alloué au projet.
Une équipe de gestion de projet compétente tient compte du fait que le projet est en constante évolution et est en mesure de réviser et adapter le plan du projet si nécessaire. Les gestionnaires de projet savent qu'ils doivent être flexibles, être prêts à des ajustements, à des adaptations, et « replanifier le plan » pour s'adapter aux divers aléas qui surviennent au cours d'un projet de construction.
Éléments nécessaires à la préparation d'un projet - Le calendrier de référence :
La planification et la préparation d'un projet impliquent la compréhension, la coordination et l'interaction de toutes les activités professionnelles nécessaires à l'achèvement d'un projet donné en relation avec :
Établir le calendrier du projet permet d'identifier les activités requises pour achever le projet et déterminer les délais selon la relation suivante :
La quantité de matériaux divisée par la productivité de la main-d'œuvre = la durée
Il n'est pas rare de constater que les organisateurs et les planificateurs ne réalisent pas réellement cette équation pour chaque activité, mais des entrepreneurs expérimentés comprennent la relation. Il est possible de tester la viabilité du calendrier par ingénierie inverse des délais fournis avec les taux de productivité des sous-traitants ou de l'industrie. Bien entendu, il existe d'autres variantes, dont notamment les durées réelles mesurées par rapport au plan. C'est précisément pour cette raison que les phases d'évaluation et de replanification du projet sont si importantes.
Les activités sont ensuite organisées selon l'ordre de leur réalisation en utilisant des relations logiques entre les prédécesseurs et les successeurs. L'entrepreneur étudie la logistique, les exigences en matière de levage, les conditions météorologiques, l'accès au site, la disponibilité des ressources, etc. pour chaque activité afin de veiller à ce que le travail puisse être réalisé. Chaque activité doit être correctement et logiquement mise en corrélation avec les restrictions envisagées en fonction du flux de la main-d'œuvre, de la disponibilité du matériel et de l'équipement, de la disponibilité de zone, etc. et elle doit être coordonnée avec les autres activités.
Dans un calendrier de projet correctement élaboré, les phases du projet devraient être présentées. En effet, elles prennent du temps ou constituent des éléments importants, y compris, mais sans s'y limiter :
D'autres méthodes relatives à la livraison d'un projet telles que la conception-construction devraient satisfaire les exigences spécifiques susmentionnées, mais elles comprendront également un calendrier de conception. Cependant, selon la méthode de livraison et d'autres exigences d'un contrat, tous les projets devraient être examinés en raison de leurs spécificités.
Les calendriers de projet visent à représenter avec précision le plan des entrepreneurs afin d'achever tous les travaux. Cela ne signifie pas que chaque vis, chaque clou ou chaque boulon doit être répertorié comme une activité, avec des liens logiques d'un boulon à l'autre. Généralement, l'unité minimale de temps d'une activité est d'une journée. Cependant, parfois, les projets peuvent nécessiter une surveillance horaire, comme dans le cas du remplacement d'un pont « durant le week-end » où chaque heure fait l'objet d'une surveillance et est essentielle au succès du projet. Il est également d'usage que la durée des activités individuelles ne dépasse pas 30 jours calendaires, ou d'une période actualisée à une autre, sauf pour les activités administratives telles que les offres et les attributions, les soumissions et approbations et les fabrications avec de longs délais. Les activités du chemin critique (activités qui, si elles sont retardées auront un retard d'exécution correspondant), devraient être plus détaillées, c'est-à-dire qu'il devrait y avoir plus d'activités avec le temps. Plus de détails permettent des périodes de mesure plus courtes, ce qui permet d'identifier plus tôt les problèmes qui peuvent entraîner un retard. Cela permet de répondre plus rapidement à un événement imprévu.
Les calendriers de projet sont souvent accompagnés d'une description, expliquant les éléments qui peuvent ne pas sembler évidents de prime abord, tels que la logistique, l'équipement, le flux de personnel, etc. Ainsi, un calendrier de référence complet doit présenter un plan viable afin d'achever les travaux avec des ressources disponibles au cours d'une période disponible.
La dynamique de projet - Actualisation mensuelle/périodique du calendrier :
Nous aurons compris qu'un projet n'est pas susceptible de se concrétiser exactement comme planifié et que l'entrepreneur en surveillant et en mesurant l'avancement du projet, identifiera ceci et ajustera le calendrier en conséquence. À la fin de chaque période d'actualisation, en supposant qu'aucun changement de portée ou événement imprévu ne se produise, le projet devrait être poursuivi dans les temps. Cependant, l'intérêt d'une actualisation mensuelle est de permettre d'identifier dès le début les activités qui peuvent ne pas être poursuivies dans les délais et de pouvoir ajuster le calendrier afin de tenir compte de cette différence. Il en résulte un calendrier actualisé qui doit être mis en œuvre et communiqué à l'équipe de projet.
Un entrepreneur doit prendre soin de mettre à jour le calendrier avec précision en utilisant les données appropriées. Par exemple, si la durée originale d'une activité est de 20 jours de travail et qu'après 15 jours, seulement 25 % des travaux sont achevés, l'entrepreneur ne doit pas utiliser les 5 jours restants dans le calendrier s'il n'est pas prévu une modification du rythme d'installation. De toute évidence, le même rythme d'installation effectué les 25 premiers jours générera une durée restante supérieure à 5 jours. Autrement dit, les entrepreneurs reconnaissent que leur plan et leur calendrier de travaux originaux sont susceptibles de changer et c'est pour cette raison qu'actualiser un calendrier est un outil important pour suivre l'avancement du projet.
« La finalisation du projet - Du temps et de l'argent »
Un sinistre qui n'est ni plus ni moins qu'un « évènement » entraînant des changements sur un projet, peut impacter un projet de seulement 2 façons. Tout d'abord, les dommages matériels sur des biens immobiliers peuvent entraîner des changements sur l'ampleur des travaux nécessaires pour achever le projet, avec comme conséquences des frais supplémentaires. Ensuite, les dommages physiques affectant le chemin critique d'un projet peuvent retarder la réalisation du projet. 10
Mais quelle est la signification d'« achèvement » ?
Pour ce qui est de mesurer les pertes économiques, il est important de noter que la seule date d' « achèvement » qui est pertinente est celle qui, si elle est retardée, entraînera des dépenses supplémentaires et/ou la perte de recettes. Pour la plupart des projets de grande envergure, retarder une ou plusieurs dates clés peut entraîner des dépenses supplémentaires et la perte de recettes. Par exemple, les projets d'immeubles en copropriété de grande hauteur ont des dates de rotation glissantes pour les unités d'appartements, les étages ou les superficies, ce qui permettra de fermer des unités. Souvent, ces dates représentent des exigences contractuelles qu'un entrepreneur ou un responsable de construction est obligé de satisfaire et qui sont établies dans un calendrier de projet. Étant donné que la vente d'unités d'immeubles en copropriété génère les recettes nécessaires pour rembourser la dette de construction et pour que le promoteur en tire un bénéfice, il va sans dire qu'un report de la date clé causé par un « évènement » peut entraîner une perte économique, même si la finalisation substantielle et définitive de l'ensemble du projet est affectée. De même, les bâtiments de bureaux et les projets de commerces de détail nécessiteront typiquement des dates de roulement pour l'arrivée des locataires. Les bâtiments industriels nécessiteront un roulement pour installer l'équipement de fabrication, etc.
La date d'achèvement avant le sinistre :
Établir la date à laquelle le projet assuré aurait été « terminé » si aucune perte n'était survenue est la première étape de toute analyse des retards, lorsqu'il s'agit d'évaluer les réclamations relatives aux éléments temporels. Déterminer si un projet était dans les délais prévus juste avant un sinistre est primordial pour pouvoir à la fois mesurer le retard, si tel est le cas, et prendre une décision afin « d'accélérer » les travaux pour réduire les retards et les pertes escomptées. La date à laquelle un projet aurait été achevé en l'absence d'un sinistre est généralement considérée comme la date de début du retard pour les pertes relatives aux éléments temporels.
Afin de déterminer la date d'achèvement avant que le sinistre ait eu lieu et/ou les dates clés, une photo virtuelle de l'avancement du projet doit être prise juste après le sinistre et elle doit être comparée au calendrier du projet. Comme les calendriers de projets sont conçus pour pouvoir évoluer, ceux-ci sont généralement actualisés sur une base mensuelle ou périodique pour montrer comment le projet se passe par rapport au plan de l'entrepreneur. Cependant, il est essentiel de comprendre l'historique du projet avant le sinistre afin de pouvoir établir pour le projet une date d'achèvement avant-sinistre précise. Les éléments suivants sont généralement analysés afin de déterminer l'exactitude de la date d'achèvement avant le sinistre :
Pour la plupart des projets, un entrepreneur ou un responsable construction mettra généralement à jour et/ou modifiera le calendrier du projet afin de mieux refléter les évènements survenant durant la construction. Cependant, il ne faut pas se fier uniquement au calendrier de référence et cela peut entraîner l'établissement d'une date d'achèvement avant-sinistre erronée.
Il est également important que les futures dates prévues (après un sinistre) soient étudiées afin de déterminer si certaines échéances ou certaines dates d'activités affectant le projet doivent être respectées, ce qui aurait une incidence sur la date d'achèvement prévue. Par exemple, supposons qu'une grève de la main-d'œuvre était en cours au moment d'un sinistre dans une usine fabriquant les équipements des composants pour les élévateurs du projet et ceci aurait eu une incidence sur l'activité future du chemin critique. Dans un tel cas, le retard prévu après le sinistre, qui peut ne pas être lié aux dommages physiques causés par le sinistre couvert, pourrait impacter la date d'achèvement du projet. Bien que la mise à jour du calendrier du projet avant la date du sinistre doit refléter ce problème, cela n'est pas toujours le cas.
Quantifier l'impact d'un sinistre - En établissant la date d'achèvement après le sinistre :
Généralement, la période de retard commence le jour où le projet aurait dû être achevé si aucun sinistre n'avait eu lieu et se termine le jour où le projet est réellement achevé, bien que dans de nombreux cas, cela peut être difficile à quantifier pour de nombreuses raisons, dont notamment :
Il est important que les calendriers des projets avant le sinistre soient analysés sous leur format électronique afin que l'analyse puisse (entre autres) étudier la logique du projet, y compris les étapes précédant et suivant une activité.
Dans cette section, nous vous présentons un exemple de calendrier de projet afin d'illustrer l'impact sur le plan initial, le plan actualisé et sur le calendrier causé par un évènement imprévu. Cet exemple montre le calendrier du projet original, un retard après le sinistre des dates d'achèvement du TCO (coût total de possession) résultant de problèmes de productivité sur l'enveloppe du bâtiment et d'un incendie qui vient perturber le projet et affecte le chemin critique.
(Reportez-vous au PDF de présentation générale pour connaître tous les détails des exemples et les photos connexes)
Établir la période de retard sur un bâtiment lors de sa construction est complexe, cela prend du temps et c'est un processus onéreux qui nécessite une analyse rétrospective et prospective du projet. Il est nécessaire de connaître le processus de la construction, le calendrier du projet et les réparations d'intégration réalisées sur un projet endommagé par un sinistre afin d'établir avec précision le retard résultant d'un sinistre.
Nous tenons à remercier Jonathon Held et Lisa Enloe, dont les connaissances et l'expertise ont grandement contribué à cette recherche.
Jonathon C. Held est président-directeur général de J.S. Held LLC. M. Held a participé à l'évaluation de plusieurs des plus importants sinistres d'immeubles de l'histoire et il a travaillé sur des projets qui se chiffrent en milliards. Il a témoigné dans de nombreuses affaires à titre de témoin expert, mais aussi comme expert, arbitre, membre d'un panel d'arbitrage et arbitre unique dans de nombreux litiges. M. Held donne souvent des conférences et a publié un certain nombre d'articles et de documents sur des sujets tels que l'évaluation, l'estimation et l'assurance chantier.
Vous pouvez contacter Jonathon à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 516 621 2900.
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