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Voici certaines questions souvent soulevées lorsqu'une réclamation concerne une propriété en cours de construction :
Bien qu'il existe des similarités entre l'indemnisation de l'assurance chantier et l'indemnisation des dommages matériels, on compte aussi de nombreuses différences dans leur gestion et leur évaluation. Vous trouverez ci-dessous certaines des principales différences entre les demandes pour dommages matériels et l'assurance chantier.
Dans le cadre de dommages matériels ou d'une assurance chantier, les consultants menant une première visite de site conviennent d'un effort concerté pour saisir la portée des dommages résultant du sinistre. Néanmoins, alors que certaines personnes sont généralement concentrées sur la partie du site endommagée, les experts en assurance chantier se préoccupent également de ce qui n'a pas été endommagé. Les experts en assurance chantier doivent appréhender le statut d'un projet dans sa globalité au moment de l'incident, et pas seulement la zone endommagée. Cela permet de pouvoir évaluer toute réclamation potentielle pour retard.
La documentation initiale de ce qui n'a pas été endommagé par le sinistre peut être précieuse. Elle peut permettre d'évaluer l'état du projet au moment du sinistre, si l'entrepreneur respectait les étapes d'achèvement du projet et quels travaux pourraient ne pas être affectés par le sinistre. Cette étape est également fort utile pendant l'analyse de la demande des coûts de réparation directs pour garantir que les coûts relatifs aux délais et aux matériaux soumis avec une réclamation ne couvrent que les travaux de réparation et non les travaux qui étaient simplement incomplets au moment du sinistre.
Pour les demandes classiques liées aux dommages matériels, les consultants peuvent utiliser le processus RFI (demande de renseignements) afin d'obtenir divers documents justificatifs auprès de l'assuré qui permettront de justifier les coûts associés au sinistre.
Pour les dossiers d'assurance chantier, l'assuré peut être dépassé en voyant le volume de documents qu'un expert en assurance chantier réclame dans le cadre du processus RFI. Néanmoins, la documentation demandée comprend des documents que l'assuré ou son entrepreneur général possèdent déjà dans le cadre du cours normal d'un projet de construction. Les photos d'inspection du site, photos d'avancée du projet, contrats, rapports quotidiens, procès-verbaux de réunion, rapports mensuels, applications de paiement et plannings (pour les périodes précédant et postérieure au sinistre) sont autant de pièces cruciales que les experts en assurance chantier utilisent pour recréer le fil de l'histoire du projet et définir à quel stade se trouvait le projet au moment du sinistre, quel était son futur et comment il a été affecté par le sinistre. Il est essentiel que ces documents soient reçus le plus tôt possible pendant le processus de réclamation. Ils seront non seulement utiles dans l'évaluation des coûts de réparation directs, mais également dans l'évaluation des réclamations pour retard.
Si les réparations du projet sont menées sur la base des délais et des matériaux, il est également utile de disposer d'un contrôleur du site documentant l'avancée des réparations ; la main-d'œuvre, l'équipement et les matériaux utilisés et tout autre facteur non lié au sinistre qui affecterait l'achèvement des réparations.
Dans le cadre des dossiers de réclamations liées aux dommages matériels, la portée des réparations doit être définie et acceptée par l'assuré et l'équipe d'experts en sinistre. Les experts en dommages matériels utilisent un logiciel d'évaluation comme Xactimate, RS Means ou Marshall Swift pour estimer le coût de la réparation conformément à la portée prévue. Dans le cadre de l'estimation, ils peuvent aussi consulter le marché local de la construction pour obtenir des tarifs. Des majorations égales à un pourcentage légal pour les frais généraux et les bénéfices sont généralement appliquées aux coûts de réparation estimés.
Les dossiers d'assurance chantier sont ainsi différents puisque la portée du projet est déjà définie par les schémas contractuels du projet, les caractéristiques et les portées de travaux en annexe du contrat. De plus, le coût de réparation est lié aux conditions des contrats de construction exécutés et aux annexes du contrat mises en place pour le projet. Ces contrats et annexes exécutés incluent fréquemment des tarifs unitaires déjà fixés pour les matériaux, l'équipement et la main d'œuvre. Les contrats définiront aussi les taux de rémunération applicables pour le projet (syndiqué, non syndiqué, salaire en vigueur). Les contrats définiront les majorations pour la marge, le profit, l'assurance et les obligations (le cas échéant) et différencient souvent les majorations appliquées entre les travaux réalisés directement et les travaux sous-traités. Le contrat définira aussi quelle partie est responsable de la police d'assurance chantier (propriétaire ou entrepreneur général) et s'il existe d'autres polices liées à l'assurance chantier et susceptibles d'affecter la demande d'indemnisation.
Les dossiers d'assurance chantier requièrent aussi une analyse de la logistique du site en termes de réparations afin de déterminer si le niveau d'effort requis pour mener à bien les réparations est différent d'un point de vue matériel par rapport au projet original. Par exemple, la logistique du site peut avoir évolué depuis l'installation originale et requiert désormais que les réparations soient terminées selon une séquence différente de celle fournie à l'origine par le sous-traitant. Prenons l'exemple d'un entrepreneur spécialisé dans les structures en acier qui érige la partie en acier avant de placer une barrière autour du bâtiment. Une fois la barrière en place, les réparations peuvent maintenant exiger de modifier l'accès.
Les consultants en dommages matériels soumettent généralement une estimation après l'inspection du site. Les valeurs du coût de réparation peuvent s'exprimer en valeur du coût de remplacement, valeur réelle ou les deux. Une fois les réparations terminées, l'assuré doit démontrer les coûts réels encourus (moins les mises à niveau ou les mises à niveau imposées par le code) pour recevoir la valeur de remplacement totale. Pour faciliter ce processus, les coûts sont souvent catégorisés à la demande de l'assureur en fonction de la couverture appliquée (c'est-à-dire les coûts de réparation, les mises à niveau de code, les mises à niveau non liées au code, l'équipement, les contenus, etc.).
Pour les dossiers d'assurance chantier, une estimation n'est pas forcément nécessaire. Au lieu de s'entendre sur les coûts avant d'entamer les réparations, l'assuré, bien souvent avec l'entrepreneur (en fonction du titulaire de la police d'assurance chantier), lance les travaux conformément à son contrat puis envoie une requête accompagnée des propositions, des reçus et/ou des billets de temps ou de matériaux pour justifier sa requête. La requête est ensuite examinée en détail et comparée aux documents de projet reçus durant le processus de demande de renseignements (contrats, procès-verbaux, programmes, demandes de paiement, etc.) en vue de certifier la véracité du montant réclamé. Après cette étape, tout élément du montant demandé qui doit être précisé ou justifié sera identifié et partagé avec l'assuré afin de prendre les mesures nécessaires.
Le consultant rencontre alors l'assuré ou l'entrepreneur pour discuter de l'analyse de la requête en détails et résoudre chaque élément qui doit être clarifié ou pour lequel l'assuré doit fournir des informations supplémentaires. Cette procédure peut se faire en plusieurs fois, surtout si les documents justificatifs sont envoyés en partie pendant que les réparations sont en cours. Après la fin des réparations et la clarification des coûts, le consultant remet sa recommandation à la compagnie, généralement avec une catégorisation des coûts en fonction de la couverture fournie (par ex. : coûts de démolition, coûts de réparation, coûts d'ingénierie/conception, etc.) afin que la compagnie puisse fixer un montant final avec l'assuré. Si les réparations se déroulent durant plusieurs mois, la compagnie peut accepter de verser des paiements partiels à l'assuré durant la période de réparation conformément aux montants demandés et recommandés par le consultant et en fonction des documents justificatifs reçus jusqu'alors.
Les demandes pour dommages matériels ou liées à l'assurance chantier peuvent toutes deux comporter un élément d'interruption d'activité. Dans le cas des demandes pour dommages matériels, l'interruption d'activité est généralement basée sur la période de fermeture du site pour réparations. Pour ce type de demande, un comptable judiciaire analyse les données financières fournies par l'assuré afin d'évaluer le montant de l'interruption d'activité. Par exemple, combien de temps l'usine a été fermée suite à l'effondrement du toit ? Bien souvent, la période d'interruption d'activité correspond à la période de réparation, au nombre de jours entre le sinistre et la fin des travaux.
Dans le cas des demandes d'assurance chantier, l'élément d'interruption d'activité peut correspondre à l'impossibilité d'utiliser un site pour générer des revenus. Pour ce type de demande, comme pour les demandes pour dommages matériels, un comptable judiciaire analyse les données financières fournies par l'assuré afin d'évaluer le montant de l'interruption d'activité. Toutefois, les demandes d'assurance chantier comprennent souvent un élément de retard, que les demandes pour dommages matériels n'ont pas.
Lorsqu'une demande comprend un élément de retard (risque inhérent des demandes d'assurance chantier), l'expert de l'assurance chantier doit déterminer l'impact du sinistre sur l'avancement des travaux de construction et sur la fin du chantier général. Il faut alors étudier le programme d'avant le sinistre, inspecter les photos du site, les journaux de bord quotidiens et les autres documents du projet afin de déterminer la date de fin attendue du projet et la date de fin réaliste du projet si le sinistre ne s'était pas produit. Durant cet examen, il est possible de constater que le projet présentait déjà du retard en raison d'autres facteurs non associés au sinistre avant même que celui-ci ne se produise. Par exemple, il arrive que le projet soit en retard en raison d'un problème de conception qui empêche la finition de l'entrée et des issues, ce qui empêche de pouvoir occuper le bâtiment. C'est dans ces cas que les photos de documentation du statut du projet s'avèrent particulièrement utiles.
Les experts en assurance chantier examinent aussi les programmes postérieurs au sinistre ainsi que d'autres documents en vue de déterminer la date de fin du projet après le sinistre et si d'autres éléments non associés au sinistre affectent le projet. Par exemple, si le problème de conception de l'entrée n'est toujours pas résolu, il empêchera toujours d'occuper le bâtiment, même après la fin des travaux de réparation. Ces éléments permettent d'évaluer la période de réparation et la véritable durée du retard, ce qui peut correspondre à la période de réparation ou non. La durée du retard est ensuite utilisée pour déterminer les coûts liés aux programmes et/ou les autres conditions pouvant être attribuables au sinistre. Elle peut aussi être utilisée par les comptables judiciaires pour déterminer le taux d'intérêt du prêt de construction, la perte locative et d'autres coûts pouvant être associés au sinistre. Les contrats du projet peuvent aussi inclure des clauses de dommages-intérêts ou de bonus pour fin des travaux qui peuvent être prises en compte dans la réclamation liée au retard.
Bien que les demandes d'assurance chantier puissent avoir des points communs avec les demandes pour dommages matériels, il existe de nombreuses différences dans leur documentation et leur traitement. En raison de ces différences, il est important d'engager un expert en assurance chantier dès que possible afin de vous aider durant la première inspection du site, l'examen des documents du projet, l'évaluation des coûts et tout problème potentiel lié aux retards.
Nous tenons à remercier Diane Zimmer et Chaz Mello, dont les connaissances et l'expertise ont grandement contribué à cette recherche.
Diane Zimmer est directrice générale assistante au sein du cabinet assurance chantier de J.S. Held. Comme professionnelle de la construction et de l'ingénierie depuis plus de 20 ans, elle possède un savoir approfondi en gestion de projet, en tant qu'entrepreneuse générale, en gestion de programme et en conseil lié à la construction. Durant sa carrière, elle a assuré la planification, le budget, l'approvisionnement, et la gestion de la construction de nombreux projets (d'une valeur dépassant les 1 milliards de dollars) dans de nombreux secteurs différents et avec des méthodes de contrat variées. Elle aime travailler en équipe et développer des relations avec ses clients pour mieux comprendre leurs besoins et offrir des services qui dépassent leurs attentes. Ses expériences diverses incluent la gestion de constructions en Chine avec Lendlease.
Vous pouvez contacter Diane à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 773 249 9174.
Chaz Mello est vice-président principal des opérations des branches d'activités au sein du cabinet de conseil en construction de J.S. Held. Il est consultant professionnel en atténuation des dommages, en construction et en reconstruction. Il travaille chez J.S. Held depuis 2008 où il prodigue des services de conseil en matière de pertes importantes, tant au niveau national qu'international. Chaz possède une solide expérience dans les domaines de la construction et de l'excavation. Avant de rejoindre J.S. Held, Chaz a travaillé pour un entrepreneur de développement de site/excavation et a de l'expérience dans l'investigation pré-projet et l'exploitation de site. Chaz était responsable de l'élaboration des propositions d'offre, ainsi que de la supervision et participation à la réalisation de nombreux projets à grande échelle.
Vous pouvez contacter Chaz à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 773 249 9180.
Déterminer le retard dans le cadre d'une politique d'assurance chantier est peut-être l'une des choses les plus difficiles à établir dans l'univers des demandes d'indemnisation. Mises à part les nombreuses questions complexes concernant la couverture, l'assurance chantier...