Aperçu
Les entrepreneurs, les courtiers et les assurés souhaitent souvent savoir pourquoi nous demandons des informations détaillées dans notre demande de renseignements (RFI) concernant l'assurance chantier. Ces demandes sont motivées par le fait que ces documents offrent un aperçu de l'historique du projet nous permettant de nous familiariser avec ses tenants et ses aboutissants, les contrats en cours, les parties prenantes et son plan d'exécution, tant avant qu'après le sinistre. Le fait de fournir ces informations en temps utile après un sinistre améliore grandement l'efficacité du processus de l'examen de la réclamation et réduit le délai nécessaire pour émettre des recommandations à l'assureur en termes de montants allouables et/ou une recommandation finale sur la valeur du sinistre et/ou l'impact sur le planning.
Une fois mobilisée après un événement, notre équipe d'assurance chantier doit intervenir rapidement (sous quelques semaines) sur des projets de très grande envergure qui ont pris des mois ou plus et collecter un volume conséquent d'informations associées au projet. La documentation citée ci-dessous permet d'y parvenir.
Au fil des ans et suite à des milliers de sinistres liés à l'assurance chantier, les entrepreneurs, les courtiers et les assurés nous ont fait part de leurs observations, lesquelles ont été prises en compte dans la préparation d'un modèle de demande de renseignements destiné aux sinistres liés à l'assurance chantier gérés par J.S Held. Bien que la liste des renseignements demandés puisse paraître conséquente de prime abord, les documents que nous sollicitons ne comprennent que ceux que l'assuré ou son entrepreneur principal (« EP ») devrait déjà posséder dans son dossier en tant que partie intégrante du déroulement habituel d'une construction. Plus ces documents et renseignements serons transmis rapidement, plus nous serons préparés à rencontrer l'assuré ou l'EP afin d'examiner les dommages signalés. Afin de garantir une transmission plus efficace des documents nécessaires, nous avons divisé notre demande de renseignements en plusieurs sections de façon à hiérarchiser les documents dont nous avons besoin en priorité, et ainsi permettre aux assurés de transmettre les documents par étapes.
Documents prioritaires d'une demande d'indemnisation
L'intervention de J.S. Held peut avoir lieu quelques jours ou plusieurs mois après le sinistre. Indépendamment du moment, l'une des premières choses que nous devons définir est l'ordre de grandeur approximatif des dommages physiques et des retards, le cas échéant. La préparation d'un ordre de grandeur approximatif nous permet de mieux comprendre l'impact de l'événement et de la réclamation sur l'ensemble du projet et facilite le suivi des réparations au fur et à mesure. Lorsque nous sommes mobilisés très tôt après un sinistre, l'ordre de grandeur approximatif peut prendre la forme d'une estimation des dommages ou d'une analyse de planification préliminaire illustrant l'impact sur le projet. En intervenant plus tard et après le début du travail de restauration, l'ordre de grandeur approximatif peut inclure des documents justificatifs tels que des factures, d'éventuels ordres de changements (PCO), des factures d'heures de travail et de matériaux (T&M) et/ou une analyse de planification détaillée ; néanmoins, cela nous conduit à la même analyse qui vise à déterminer la valeur et la durée potentielles du sinistre et leur impact sur le projet global.
D'autre part, des photos du projet permettent à notre équipe d'agir rapidement, y compris si nous sommes mobilisés des semaines ou des mois après la date du sinistre. Nous vous suggérons de fournir les photos suivantes : photos du sinistre en question, photos illustrant l'état de la construction dans les zones non liées au sinistre au moment où celui-ci survient, photos indiquant les dommages et photos montrant les avancées de la construction réalisées avant et après le sinistre. Les photos du chantier sont également importantes pour que notre équipe procède à l'analyse des schémas annotés montrant l'étendue du sinistre sur les différentes zones du projet. La communication de ces pièces et informations, habituellement conservées par l'assuré ou l'EP, contribue à la réactivité de notre équipe.
Documents de planification prioritaires
Les documents de planification nous permettent de disposer d'une image plus claire du statut du projet en termes de calendrier, de mieux comprend la progression, le statut et le plan avant sinistre ainsi que les conséquences de celui-ci sur le projet. Même en l'absence d'une éventuelle demande d'indemnisation liée au retard, les documents de planification représentent une part importante du dossier et nous permettent de nous familiariser avec le projet. Notre demande concerne généralement la planification de base et 3 mois de mises à jour des planifications périodiques émises avant le sinistre, ainsi que les planifications émises après le sinistre. Notons que nous exigeons à la fois les versions papier et « originales » des planifications, telle que Primavera P6 (fichiers .XER). Les copies originales nous permettent de comprendre les relations entre les activités de travaux (aussi appelés « logique ») et le chemin critique du projet (qui est la chaîne d'activités la plus longue avec le moins de flottement, qui détermine la durée du projet). Sans les versions originales des planifications, il est beaucoup plus difficile de comprendre les relations entre les activités de travaux et les changements éventuels apportées aux planifications pendant le processus de mise à jour. C'est aussi difficile que d'essayer de comprendre les équations d'un classeur Excel avec uniquement un fichier PDF.
Dans le cas d'un éventuel retard de projet, nous demandons à l'assuré ou à l'EP de rédiger un compte rendu expliquant et définissant la raison de ce retard. La présentation la plus simple consiste à montrer un extrait de la réclamation dans la planification. Cela permettra de déterminer si l'événement affecte directement la planification et/ou le chemin critique et repousse la date d'achèvement du projet au-delà de la date prévue avant le sinistre.
Document contractuels prioritaires
C'est sans doute la demande la plus simple, puisque la quasi-totalité des projets de construction est définie par les documents contractuels. Le contrat signé entre le propriétaire et l'EP définit la relation entre les parties, le type de contrat (le montant forfaitaire, le contrat de remboursement des coûts à ne pas dépasser, etc), la date d'extinction du contrat ainsi que nombreuses autres conditions contractuelles importantes. Les contrats de sous-traitance signés entre l'EP et les divers sous-traitants participant aux travaux de réparation du sinistre établissent la relation professionnelle entre ces parties ainsi que les conditions relatives aux clauses liées à la majoration. Ces documents sont essentiels pour comprendre la relation entre les diverses parties travaillant sur les réparations après sinistre.
Nous exigeons aussi que toutes les demandes de paiement approuvées soient fournies avec le barème des valeurs original (SOV) du projet. Nous utilisons ces documents pour comprendre l'état d'avancement de la facturation du projet au moment du sinistre, lequel permet d'établir le pourcentage d'achèvement parallèlement à la méthode du chemin critique du projet.
Gestion des changements prioritaires et documents du projet
Les journaux des ordres de changement potentiel (PCO) et des ordres de changement nous permettent de comprendre si une portée, une valeur ou un délai supplémentaire a été ajouté(e) au projet avant le sinistre. Ces documents permettent généralement de savoir quand les changements potentiels ont été soumis et s'ils ont été refusés, approuvés, exécutés et inclus dans le cadre de la valeur révisée du contrat ou de la durée du projet avant un sinistre. La demande d'informations et les journaux de soumission nous permettent aussi de comprendre si des clarifications ont été apportées par l'équipe de conception dans des zones touchées par le sinistre.
Alors que les demandes de paiement et le calendrier nous donnent un aperçu du projet jusqu'à la date du sinistre, les procès-verbaux de réunion et les rapports quotidiens nous fournissent plus de détails pour comprendre les nuances du projet, les problèmes potentiels qui ont été identifiés, et la taille et l'emplacement des équipes dans les diverses zones jusqu'au moment du sinistre. Ceci nous permet d'établir plus précisément la progression du projet jusqu'au moment du sinistre.
Demandes prioritaires spécifiques liées au projet
Cette section est destinée aux demandes spécifiques du projet qui seraient significatives dans notre étude du sinistre. Ces éléments peuvent comprendre divers rapports d'ingénierie, des certificats d'occupation (CO), y compris des CO temporaires (COT), des courriers émanant de l'autorité disposant d'une juridiction (AC, autrement dit, du département de la construction), etc. Dans certains cas, nous transférons ces éléments dans la Phase II s'ils sont moins importants pour nos recherches initiales concernant le projet.
L'objectif de la Phase I de notre demande de renseignements est de réunir les données nécessaires pour reconstituer le plus vite possible le projet tout en donnant le temps à l'assuré de recueillir et de répondre aux demandes plus détaillées.
Documents secondaires du projet
La rubrique Phase II de notre demande de renseignements sollicite les documents supplémentaires/complémentaires à nos demandes préliminaires, permettant un examen plus approfondi des pièces du dossier en vue d'une meilleure compréhension de ce dernier.
Au-delà de la planification du projet de notre demande de Phase I, la réception des rapports mensuels du projet datant de trois mois avant le sinistre, et pour les mois qui suivent le sinistre, permet de disposer de l'historique complet de l'état du projet. Ces rapports sont normalement rédigés par l'entrepreneur et fournissent toutes les informations du projet concernant le statut de construction de tous les domaines du projet. L'examen de ces rapports mensuels, parallèlement aux plannings initiaux, aux rapports quotidiens et aux comptes rendus de réunions, nous permet d'avoir une compréhension plus détaillée du projet.
La rubrique de la Phase II consacrée aux documents contractuels consiste en un examen plus approfondi des informations relatives au projet, y compris l'exécution des ordres de modification, le barème des valeurs ainsi que les autres accords contractuels entre le propriétaire et les architectes, les ingénieurs, les responsables de construction, etc. Ces informations offrent un aperçu des conditions générales négociées antérieurement, susceptibles de ne pas figurer dans le contrat de construction.
En dernier lieu, et afin de mieux comprendre les détails du projet, nous demandons des documents tels que des courriers (y compris des emails), des rapports d'inspection effectués par des tiers, des rapports journaliers, des comptes rendus de réunions et des pièces relatives à la conception du contrat. Ces documents apportent de nouvelles informations sur la planification, la progression et les ressources (main-d'œuvre, matériel et équipements) utilisées dans l'examen de la demande d'indemnisation.
En complément de la couverture des dommages matériels, la majorité des projets de construction en cours bénéficient de couvertures d'assurance supplémentaires auxquelles les assurés peuvent souscrire. Ces garanties supplémentaires couvrent les investissements financiers et les bénéfices d'exploitation prévus pour l'activité commerciale susceptible de débuter au sein de l'actif sinistré. Ces couvertures fonctionnent « en tandem » et sont étroitement liées à l'évaluation des dommages matériels et au retard qui en découle. Ces couvertures sont intitulées coûts accessoires et des interruptions d'activité. Ces couvertures sont directement associées à un retard dans l'achèvement du projet dû à un évènement couvert par les dommages matériels. Pour plus d'informations sur les différences entre les sinistres couverts par le facteur temps de l'assurance chantier et de dommages matériel, veuillez consulter l'article Quelle différence entre l'indemnisation de l'assurance chantier et l'indemnisation des dommages matériels ?
Les polices d'assurance chantier offrent une variété de couvertures d'assurance. Le libellé de la police et de la couverture d'assurance est propre à chaque compagnie, toutefois il existe des couvertures relativement standard. Une étude du vocabulaire spécifique de la police et des couvertures d'assurance par les experts en sinistres est très importante lorsque ces derniers effectuent l'interprétation de celles-ci et conseillent les consultants en matière de calcul des éventuels frais supplémentaires et donnent des conseils à d'autres experts en sinistres.
La documentation probante des coûts accessoires et des pertes d'exploitation est requise pour appuyer les déclarations des assurés et fournir aux experts des informations dans le cadre du processus de révision des déclarations des coûts accessoires et des pertes d'exploitation. Certains documents relatifs aux dommages matériels sont eux aussi bien souvent utiles à l'examen et à l'analyse des coûts accessoires et des pertes d'exploitation. La coordination entre les consultants et les experts en matière de dommages matériels, de coûts accessoires et de pertes d'exploitation est essentielle, en particulier lors de l'évaluation de la période de retard et afin de garantir la non-duplication des coûts.
Couverture et période de couverture
Le principal objectif d'une police d'assurance chantier est de fournir une couverture aux projets de développement, couverture qui demeure habituellement en vigueur jusqu'à la fin de la construction. La couverture de l'assurance chantier est en règle générale liée à une nouvelle construction, mais elle peut également couvrir d'importants projets de réaménagement/rénovation. En fonction de l'utilisation du bien construit, la période de construction peut prendre fin lorsqu'une autorité compétente délivre un certificat d'occupation temporaire ou permanent (TCO ou CO). Par exemple, pour les projets de locations résidentiels et commerciaux, il existe souvent des exigences avant que le statut des projets ne puisse basculer d'une couverture d'assurance chantier à une assurance permanente, notamment en matière de pourcentage d'occupation locative, de recettes des ventes ou d'unités vendues. Dans le cas d’une utilisation personnalisée et de projets de construction hautement spécialisés, des conditions supplémentaires peuvent être exigées pour pouvoir obtenir une attestation de fin de projet. Par exemple, des exigences opérationnelles d’utilisation spécifique peuvent être requises avant de pouvoir bénéficier du statut permanent.
Coûts accessoires
L'objectif de la couverture des coûts accessoires est d’assurer les risques économiques causés par les retards de projet résultant d'un sinistre couvert. Le coût de la réparation ou du remplacement du bien endommagé sera en règle générale couvert par l'assurance des biens et comprendra : le coût de l'enlèvement des débris du bien endommagé, l'achat de nouveaux matériaux et la main-d'œuvre nécessaire pour remplacer le bien endommagé par le nouveau bien. Toutefois, selon le libellé précis de la police, la couverture traditionnelle pour les pertes d’exploitation, y compris les frais supplémentaires et les frais d'expédition, peut ne pas rembourser à l'assuré certaines pertes économiques, telles que les frais de publicité et de promotion, les commissions ou les frais de renégociation des baux, les primes d'assurance supplémentaires pour la couverture nécessaire des biens et de la responsabilité civile, afin d'être en vigueur pendant le temps supplémentaire nécessaire pour terminer le projet, les intérêts sur les prêts à la construction, les taxes et la location d'équipement de construction qui ne sert pas spécifiquement à réparer les biens endommagés.
De nombreux projets de construction comprennent des coûts importants avant, pendant et parfois après les coûts effectifs de la construction en dur. Les coûts de pré-construction liés à un projet de développement comprennent souvent des coûts associés tels que les taxes foncières, le financement, l'ingénierie, l'architecture, le juridique, le marketing et d'autres services professionnels. En général, le libellé des coûts accessoires indique que la couverture est soumise à une « cause de sinistre couverte » et que les « coûts accessoires » signifient des frais supplémentaires excédant les prévisions. (Notez l'utilisation du mot « supplémentaire ». Cette mention est intentionnelle et vise à indiquer que la couverture ne porte que sur les coûts supplémentaires qui excèdent les coûts qui auraient été engagés s'il n'y avait pas eu de retard dans la construction. Il est également intentionnel que les « coûts accessoires » soient limités aux coûts qui sont énumérés dans une police d'assurance spécifique et peuvent varier des couvertures générales usuelles.) Les coûts prévisionnels sont basés sur la date prévisionnelle d'achèvement du projet.
Les coûts accessoires d'un chantier de construction assuré normalement qui surviennent en raison d'une cause de sinistre faisant l'objet d'une couverture et qui retarde le projet, ces coûts accessoires sont souvent limités aux seuls éléments suivants :
Franchises liées aux coûts accessoires et à la perte d'exploitation
Une franchise globale sur une police d'assurance chantier peut inclure la couverture des biens ainsi que les coûts accessoires, les pertes d'exploitation et d'autres couvertures supplémentaires. Ces franchises peuvent être d'un montant déterminé ou d'une durée déterminée selon un certain délai d'attente. Les franchises sont souvent indiquées séparément pour les pertes de biens, les coûts accessoires et les pertes d'exploitation.
Il peut également y avoir des franchises personnalisées, notamment basées sur un pourcentage déterminé par rapport aux actifs ou sur des montants équivalents en nombre de jours. Une consultation avec les experts en assurances est souvent nécessaire pour déterminer le mode de calcul et d'application exacts des franchises.
Retard par rapport aux pertes d'exploitation et aux valeurs de location et de vente
Les demandes d'indemnisation relatives aux dommages matériels et à l'assurance chantier peuvent avoir une incidence sur les pertes d'exploitation. Dans le cas de demandes d'indemnisation relatives à des dommages matériels, le montant des pertes d'exploitation est généralement calculé en fonction du temps pendant lequel l'installation a été retardée en raison des réparations des dommages de matériels couverts.
En ce qui concerne les sinistres liés à l'assurance chantier, la cause des pertes d'exploitation peut être due à une impossibilité pour l'assuré d'utiliser l'installation en vue de générer des revenus. Pour ce type de réclamation, comme pour les demandes pour dommages matériels, un expert en comptabilité judiciaire analyse les données financières fournies par l'assuré afin d'évaluer le montant des pertes d'exploitation. Toutefois, les demandes d'assurance chantier comprennent souvent un élément de retard, que les demandes pour dommages matériels n'ont pas. Lorsqu'une demande comprend un élément de retard (risque inhérent des demandes d'assurance chantier), l'expert de l'assurance chantier doit déterminer l'impact du sinistre sur l'avancement des travaux de construction et sur la fin du chantier général. Ils examinent les calendriers antérieurs au sinistre, les photos relatives à l'inspection du site, les journaux quotidiens et autres documents en lien avec le projet afin de déterminer la date prévisionnelle d'achèvement du projet.
Les demandes de renseignements fournies aux assurés comprennent des demandes standards de documents et d'informations financiers, voire, le cas échéant, des demandes spécifiques et personnalisées relatives à des entreprises et des secteurs spécialisés.
La couverture de l'assurance chantier présente des caractéristiques uniques auxquelles il convient de répondre, et auxquelles nous répondons souvent, avant le début de la construction. Les formulaires de police d'assurance varient et les conditions générales détaillées et applicables doivent figurer dans les documents de construction et étudiées en détail par toutes les parties concernées. Les sinistres liés à l'assurance chantier diffèrent considérablement des autres sinistres relatifs à l'assurance de biens, car ils surviennent au cours de la construction, alors que la propriété est à des stades divers d'achèvement. Le sinistre peut affecter le projet entier et/ou l'avancée d'autres activités non prises en compte au moment du sinistre. L'utilisation de notre modèle standard de demande de renseignements offre une approche hiérarchisée, efficace et ciblée, qui se traduit par une analyse plus rapide du sinistre pour toutes les parties engagées dans le rétablissement du projet après un sinistre.
Nous remercions nos collègues Keegan Petty, Katie Twomey, Micah Pilgrim et John Curran pour leur perspicacité et leur expertise qui ont grandement contribué à cette recherche.
Keegan Petty est directeur général principal au sein du département d'assurance chantier de J.S. Held. Keegan a travaillé sur les plus gros litiges liés à l'assurance chantier de biens immobiliers gérés par l'entreprise, notamment les réclamations du World Trade Center suite aux dégâts causés par l'ouragan Sandy, et celles qui ont été initiées dans le cadre du projet du tunnel de Seattle. Son travail consiste avant tout à gérer les demandes d’indemnisations liées à l'assurance chantier, analyser les retards de demandes d'indemnisation, évaluer les dommages sur site, surveiller le site, étudier les estimations de réparation et fournir une assistance en cas de litige. Il a occupé les postes d'estimateur et de chef de projet pour Bayley Construction, un entrepreneur important de la région de Seattle. Son expérience en gestion de projets sur site est marquée par des projets oscillant entre 800 000 et 68 millions de dollars, avec des compétences, entre autres, en estimation, planification, coordination de sous-traitants et opérations quotidiennes.
Vous pouvez contacter Keegan à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 510 313 1396.
Katie Twomey est directrice générale des activités de gestion du département d'assurance chantier de J.S. Held. Katie Twomey fait partie du cabinet d'Assurance chantier en tant que cheffe de service. Katie apporte une grande expérience dans l'analyse des éléments de temps/retards, la programmation CPM, les contrats, la gestion des coûts et l'estimation pour un portefeuille diversifié de projets. Le travail de Katie consiste principalement en l'analyse des retards et des calendriers, l'analyse des coûts et des estimations, les litiges et l'inspection des sites. Katie offre son expertise pour la résolution de réclamations d'assurance complexes, tant pour l'assurance chantier que pour les dommages matériels. Certains des types de projets pour lesquels Katie a joué un rôle déterminant dans la gestion des réclamations comprennent des projets résidentiels, commerciaux, administratifs, modulaires, hospitaliers, industriels, éducatifs, sportifs et maritimes.
Vous pouvez contacter Katie à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 206 895 9522.
Micah Pilgrim est vice-président principal du département comptabilité judiciaire - services d'assurance de J.S. Held. Micah est spécialiste de l'évaluation des dommages économiques et de la comptabilité judiciaire. Il a travaillé dans presque tous les secteurs et est compétent en calcul des dommages résultant de l'interruption d'une activité, en vices de construction, en litiges contractuels, en pertes de propriété, en fraude, en responsabilité produit, en rémunération horaire et en litiges avec les employés. Micah a un savoir-faire certain dans le calcul des pertes de ressources naturelles : bois, cultures, énergie éolienne et biodiesel. Les cas de fraude qu'il a traités portaient sur des détournements, des réclamations liées à des constructions, le vol d'argent liquide, le vol d'inventaire et d'autres bien personnels, et la malhonnêteté d'employés.
Vous pouvez contacter Micah à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 206 895 9527.
John Curran est vice-président principal du département comptabilité judiciaire - services d'assurance de J.S. Held. M. Curran a témoigné en tant qu'expert à de nombreuses reprises devant des tribunaux d'État et fédéraux, ainsi qu'au cours de dépositions. Il a examiné plus de 900 demandes d'indemnisation pour pertes d'exploitation et dommages matériels pour des compagnies d'assurance et des demandeurs, dont les secteurs d'activité comprennent les produits forestiers, la transformation agroalimentaire, l'exploitation minière, les industries manufacturières diverses, la vente au détail, les secteurs tertiaire et hôtelier, les installations médicales, les hôpitaux, les installations et organismes de recherche et l'immobilier. Il a notamment conseillé et aidé à l'organisation des documents justificatifs des demandes d'indemnisation, procédé à un examen détaillé et à une enquête sur les documents justifiant l'évaluation des demandes d'indemnisation déposées, analysé la conformité des demandes d'indemnisation avec le contrat d'assurance, y compris les dispositions du contrat relatives aux pertes réelles subies, préparé et présenté des rapports oraux et/ou écrits sur l'examen et l'analyse, et aidé les parties à résoudre et à régler les problèmes d'évaluation des pertes d'exploitation conformément aux contrats d'assurance.
Vous pouvez contacter John à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 206 895 9514.
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Bien qu'il existe des similarités entre l'indemnisation de l'assurance chantier et l'indemnisation des dommages matériels, on compte aussi de nombreuses différences dans leur gestion et leur évaluation. Certaines questions sont souvent soulevées lorsqu'une réclamation...
Déterminer le retard dans le cadre d'une politique d'assurance chantier est peut-être l'une des choses les plus difficiles à établir dans l'univers des demandes d'indemnisation. Mises à part les nombreuses questions complexes concernant la couverture, l'assurance chantier...