Comptabilité judiciaire et enquêtes financières : L'approche par étapes

Introduction : Adopter l'approche par étapes

Il existe une maxime en comptabilité judiciaire selon laquelle les enquêtes prennent deux fois plus de temps que prévu, alors que le rapport final semble avoir été rédigé en deux fois moins de temps. L'enquête judiciaire comporte des étapes progressives à suivre pour parvenir à une conclusion défendable. Chaque étape permet d'évaluer les progrès accomplis avant d'élargir la portée de la mission.

Cet article apporte une vue d'ensemble de la méthodologie judiciaire utilisée afin d'aider à concilier les attentes des clients et le niveau de service approprié. Il aide également l'expert judiciaire à communiquer les coûts de la poursuite de l'analyse par rapport aux avantages escomptés.

Les comptables judiciaires sont tenus de respecter les normes de leurs organisations professionnelles d'accréditation, le cas échéant. Par exemple, l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) et la National Association of Certified Valuators and Analysts (NACVA) ont des exigences similaires :

• Rassembler suffisamment de données pertinentes
• Planifier et encadrer le personnel
• Faire preuve de professionnalisme
• Démontrer ses compétences

Le respect de ces facteurs et d'autres, tels que l'application de principes et de méthodes fiables, est utile pour que les rapports d'experts soient admissibles. L'étendue des actions réalisées détermine le caractère défendable des expertises. Comme décrit ci-dessous, les trois niveaux de procédures deviennent de plus en plus complexes, le niveau 3 étant le plus défendable.

Les analystes sont fréquemment invités à « trouver l'aiguille dans une botte de foin, » souvent avec un temps, des fonds ou des documents limités. Les faits et circonstances uniques d'une affaire déterminent la ou les procédures judiciaires pertinentes. Imaginez la différence d'approche qu'il peut y avoir entre une enquête sur une fraude et une analyse des dépenses liées au mode de vie dans le cadre d'un divorce. Les experts créent souvent un plan d'action personnalisé dès le début de l'opération afin de garantir l'efficacité maximale de l'engagement. Il est recommandé de discuter de manière approfondie avec le client, de comprendre ses préoccupations et de formaliser le champ d'application. Les procédures décrites ci-dessous ne sont donc pas adaptées à tous les cas, mais elles font partie de la boîte à outils d'un expert chevronné.

Niveau 1 : Enquête de comptabilité judiciaire - Aperçu du paysage

Les procédures judiciaires de niveau 1 intègrent des documents de type résumé. Il peut s'agir de documents préparés en interne (par exemple, les comptes de résultat, les bilans, etc.) et d'autres communiqués à l'extérieur (par exemple, les déclarations fiscales, les W-2, les 1099, etc.). Les documents disponibles peuvent se limiter à la production initiale ou être obtenus par le biais de demandes progressives, d'assignations à comparaître ou de recherches indépendantes. Le paysage est dévoilé au coup par coup, à travers les grandes lignes financières et les analyses détaillées des documents d'appui.

Pour les activités de niveau 1, l'expert peut :

• Analyser les états financiers et les déclarations fiscales. Il s'agit notamment de saisir les informations dans Excel ou un autre logiciel et de vérifier l'exactitude mathématique des données. Chaque poste (actif, passif, revenus et dépenses) est examiné, et toutes les notes aux états financiers / tableaux de restitution sont lues et maîtrisées. Pour les entreprises de l'annexe C et les activités immobilières de l'annexe E, aucun bilan n'est déclaré, ce qui limite l'utilité de cette technique.
• Préparer un état des flux de trésorerie. Le vieil adage « l'argent liquide est roi » devient évident lorsqu'on étudie le tableau des flux de trésorerie. La classification des variations de trésorerie en activités d'exploitation, activités d'investissement et activités de financement permet d'identifier les tendances et les irrégularités. Par exemple, dans le scandale Enron, un état des flux de trésorerie a révélé que les déficiences de l'activité principale étaient couvertes par de nouvelles dettes et l'émission d'actions.
• Préparer un état des variations des capitaux propres. Le solde initial des capitaux propres doit correspondre au solde final de l'exercice précédent. Aussi simple que cela puisse paraître, c'est un diagnostic souvent négligé où peuvent se cacher des différences non résolues. QuickBooks enregistre les écarts non rapprochés dans le solde d'ouverture des capitaux propres. Cela ne serait pas nécessairement perceptible si l'on n'analysait pas les variations des capitaux propres d'une période à l'autre.
• Convertir les informations financières en pourcentage du total des actifs ou du total des recettes. Cette analyse « de taille moyenne » offre une perspective que n'offrent pas les chiffres bruts, car l'expert peut suivre les tendances historiques ou isoler les anomalies. L'examen de la marge brute pendant les périodes d'inflation peut aider à comprendre comment les hausses de prix ont été répercutées sur les clients ou à repérer d'éventuelles recettes non déclarées.
• Effectuer des contrôles de vraisemblance. L'expert peut calculer des ratios et des indices judiciaires pour évaluer la rentabilité, l'efficacité, le chiffre d'affaires et la gestion des revenus de l'entreprise. Cette performance peut être comparée aux données de référence disponibles dans le secteur pour voir comment l'entreprise concernée s'est comportée par rapport à ses pairs. En outre, les méthodes indirectes formelles de l'Internal Revenue Service (IRM 4.10.4.6.3 - 4.10.4.6.7) et de nombreux guides de techniques d'audit peuvent être incorporés le cas échéant. En fait, une méthode indirecte a été utilisée pour aider à poursuivre le tristement célèbre gangster de l'époque de la prohibition, Al Capone.
• Rapprocher l'activité des parties liées. Au bilan, les comptes de créances et de dettes devront être agrégés et mis en correspondance avec la compensation dans les états financiers des parties liées. Toute irrégularité peut faire l'objet d'une enquête pour falsification des revenus. Tous les produits et charges des parties liées (tels que les ventes de produits, les frais de gestion, les allocations de frais généraux, etc.) devront être éliminés lors de la synthèse des flux de trésorerie. Il s'agit notamment d'analyser les prix de transfert lorsque les parties peuvent avoir transféré la rentabilité d'une entité à l'autre.
• Rechercher dans les archives publiques. Les États gèrent des bases de données dans lesquelles il est possible de rechercher des licences d'entreprise, des entités et des personnes. Il peut s'agir de licences professionnelles, de déclarations immobilières, d'hypothèques, de prêts accordés dans le cadre du programme de protection de la rémunération (PPP) et d'autres informations, qui peuvent être utilisées pour corroborer les déclarations connues. L'élargissement du champ d'application aux États voisins ou l'obtention d'un rapport de solvabilité à jour peuvent révéler des informations supplémentaires.

D'autres aspects non financiers sont à prendre en considération, tels que les demandes de prêt, les génogrammes, les registres de voyage et d'autres mesures qualitatives. Par exemple, un simple changement de comptable peut aider à comprendre les écarts inexpliqués dans les comptes d'une année sur l'autre. Bien entendu, si un particulier ou une entreprise change fréquemment de comptable, il s'agit là d'un signal d'alarme pour d'éventuelles fausses déclarations.

Niveau 2 : Enquête de comptabilité judiciaire - Sous la surface

Les procédures de niveau 2 impliquent des relevés de compte et d'autres documents préparés en interne (grand livre, journal des dépenses de trésorerie, classement chronologique des créances, etc.) ou fournis par des tiers (relevés bancaires et de cartes de crédit, achats sur Amazon, etc.). Les documents reçus de tiers sont dits « de contrôle » et sont considérés comme plus fiables que ceux préparés en interne, car ils sont moins susceptibles d'être falsifiés. Les documents de niveau 2 contiennent les transactions individuelles, qui sont utiles pour décortiquer les informations de niveau 1. La carte professionnelle AMEX indiquera l'activité mensuelle de chaque titulaire de la carte, mais pas les motifs de dépenses.

Pour les activités de niveau 2, l'analyste peut :

• Obtenir et rapprocher les documents de contrôle. Les documents de contrôle comprennent les relevés bancaires traditionnels et les relevés de cartes de crédit de l'entreprise, ainsi que les comptes d'investissement, Venmo, les crypto-monnaies, IOLTA, le dépôt fiduciaire, etc. Ces déclarations peuvent être rapprochées des documents de niveau 1 afin d'identifier les divergences ou les points préoccupants. L'expert peut comparer les dépôts bancaires avec les recettes déclarées afin d'identifier d'éventuelles sur- ou sous-estimations des recettes déclarées. Il convient d'exclure tout produit de prêt, toute contribution d'actionnaire et toute autre recette en espèces non génératrice de revenus avant de se forger une opinion.
• Rapprocher les virements entre les comptes financiers. Tout transfert entre comptes doit être analysé afin de s'assurer que les sorties de trésorerie d'un compte apparaissent comme des entrées de trésorerie de l'autre compte. Cette étape est une procédure de diagnostic essentielle et permet souvent d'identifier des comptes cachés. Tout transfert d'entrée ou de sortie non comptabilisé peut être considéré comme un revenu non déclaré ou une dissipation, respectivement, la charge de la preuve incombant au titulaire du compte pour le contester.
• Obtenir et analyser le grand livre. Les transactions de l'entreprise racontent une histoire qui révèle les « empreintes financières » lorsqu'elles sont agrégées dans le temps. Ces activités commerciales doivent s'aligner sur l'ensemble du secteur et toute incohérence peut faire l'objet d'une enquête. Par exemple, un cabinet d'avocats disposant de stocks ou un détaillant ayant des comptes clients seraient considérés comme suspects. Les données du grand livre sont souvent exportées / converties en feuilles de calcul pour faciliter l'analyse des données.
  
  Le grand livre doit également être évalué pour les activités de bon sens. Si 13 paiements de services publics sont enregistrés au cours d'une année civile, l'expert peut être amené à analyser si le versement supplémentaire est lié à un paiement anticipé, à une charge personnelle, à une classification erronée, etc. L'expert peut également examiner les écritures de journal à la recherche d'activités inhabituelles (telles que les ajustements des comptes de trésorerie) et d'autres informations provenant de la piste d'audit du logiciel comptable afin de tester la fonctionnalité des contrôles internes.
• Vérifier les encaissements et les décaissements. Des ensembles entiers de données peuvent être envisagés pour vérifier l'exactitude des écritures du grand livre. Cela dépasse le niveau de diligence des auditeurs financiers, qui ne testent qu'un échantillon des transactions. Des éléments tels que les bénéficiaires, les dates de transaction, les notes de chèques et d'autres indices tirés des documents peuvent fournir des indications sur l'existence et la fiabilité des recettes, des dépenses, de l'actif, du passif et des comptes de capitaux propres. L'une des manipulations financières les plus mémorables concernait une entreprise qui enregistrait des plus-values sur un compte de prêt d'actionnaire qui était systématiquement « remboursé » par des transactions personnelles. L'effet net est l'importance des recettes non déclarées, alors que les transactions personnelles sont confinées au bilan.
  
  Le processus de vérification implique une connaissance approfondie de la théorie comptable, une attention particulière étant accordée aux transactions effectuées à la fin de l'exercice fiscal ou à d'autres périodes « limites. » Une technique frauduleuse courante consiste à minimiser les recettes en décembre, puis à effectuer un important dépôt en espèces au cours de la première semaine de janvier.
• Évaluer les opérations consécutives. Certaines activités commerciales ont des codes de référence uniques qui permettent de les suivre facilement. Les factures, les bons de commande, les bons de travail, les connaissements, etc., sont généralement numérotés de manière consécutive afin que les écarts puissent être rapprochés des rapports de niveau 1. Tout vide ou écart par rapport aux politiques de l'entreprise peut justifier une enquête plus approfondie.
• Fusionner et analyser des bases de données. Les experts recherchent des informations en double apparaissant dans plusieurs bases de données, qui peuvent être utilisées pour orienter les procédures. La base de données des employés peut être fusionnée avec la base de données des fournisseurs, ce qui permet de comparer les adresses, les numéros de téléphone, les noms, etc. pour détecter toute activité inhabituelle. Des techniques telles que la loi de Benford, la stylométrie, la régression et d'autres analyses peuvent permettre d'identifier des schémas anormaux dans les données.
• Rechercher les bénéficiaires et la source des fonds. Des vérifications supplémentaires peuvent être nécessaires pour comprendre l'origine ou le destinataire des fonds, ainsi que leur finalité. Une recherche sur Internet ou la consultation de documents de niveau 3 (voir ci-dessous) peuvent être nécessaires pour déterminer si la transaction était professionnelle ou personnelle. Si l'expert établit que l'entreprise a payé des articles de consommation personnelle, l'étape suivante consistera à comprendre comment la transaction a été enregistrée dans le grand livre de l'entreprise. Par exemple, supposons que l'entreprise ait payé 100 000 dollars pour des transactions personnelles par carte de crédit au cours de l'année. Avant de conclure que les éléments ont été passés en charges, l'expert doit établir que les paiements n'ont pas été considérés comme des distributions, qu'ils n'ont pas été utilisés pour réduire les prêts aux actionnaires et qu'ils n'ont pas été inclus dans la rémunération des dirigeants. La situation se complique si les paiements par carte de crédit ont été comptabilisés par lots ou saisis sous forme d'écritures dans le journal.
• Analyser les comptes personnels le cas échéant. En fonction du type d'affaire et de la disponibilité des documents, l'analyse des comptes financiers personnels peut aider à comprendre la cohérence entre les flux de trésorerie déclarés par l'entreprise et les dépenses liées au mode de vie des parties. Citons par exemple le cas d'une entreprise de ferraille de longue date qui atteignait tout juste le seuil de rentabilité, mais dont le parking était rempli de véhicules de luxe. L'accès aux comptes personnels a permis d'influer sur l'issue de l'affaire. L'expert peut également estimer les frais de subsistance en faisant appel au Bureau of Labor Statistics et d'autres données.

Les informations financières ci-dessus peuvent nécessiter un temps de traitement supplémentaire si les données sont sur papier. Bien que certains analystes préfèrent encore effectuer eux-mêmes la saisie des données, il existe des logiciels qui permettent d'importer les données directement dans Excel. Un « nettoyage » normal des données est nécessaire pour formater correctement les informations et est plus efficace que la saisie manuelle. Si des documents sur papier sont fournis, des fonds supplémentaires peuvent être nécessaires pour scanner / convertir les données au format électronique.

Niveau 3 : Enquête de comptabilité judiciaire - À la loupe

Pour les procédures judiciaires de niveau 3, l'expert utilise des documents sources pour vérifier de manière indépendante la trace des documents de niveau 2 et éventuellement procéder à des ajustements. Alors que les audits des états financiers se concentrent sur la cohérence et l'exhaustivité, les enquêtes de comptabilité judiciaire cherchent à identifier les anomalies et les irrégularités, telles que les fournisseurs fictifs et les transactions qui contournent les contrôles internes.

Pour les activités de niveau 3, l'analyste peut :

• Se procurer les reçus originaux et les autres pièces justificatives. L'expert peut évaluer les dépenses professionnelles ou discrétionnaires sur la base des informations contenues dans les documents sources. Des éléments tels que la description, l'horodatage, la signature/approbation autorisée et d'autres informations peuvent figurer sur les reçus. D'autres données peuvent provenir de courriels, de correspondance, de devis, de plans d'ingénierie, etc. Ces enregistrements peuvent être comparés au grand livre et éventuellement reclassés. Souvent, ces données exigent que les fournisseurs ou les clients soient cités à comparaître, de sorte que cette décision doit être soigneusement évaluée pour éviter tout effet néfaste sur l'entreprise.
  
  L'expert doit évaluer d'un œil critique les dossiers pour vérifier s'ils ont été manipulés. Les documents modifiés peuvent être mal alignés, utiliser une police de caractères différente, un espacement différent, etc. Nous pouvons citer un cas où le solde du relevé bancaire avait été modifié pour correspondre à un solde de trésorerie inférieur dans le grand livre.
• Visiter l'établissement. Les documents ne révèlent pas tout. Bien que cela ne soit pas toujours pratique ou possible, il convient que l'expert visite les installations et observe les activités de l'entreprise. Les aspects intangibles de l'entreprise, tels que la propreté, les interactions entre les clients et le personnel, et l'agencement physique sont des éléments importants à prendre en considération. Par exemple, le nombre de salles pour les visiteurs et les calendriers de rendez-vous peuvent être utilisés pour évaluer la qualité des recettes. Les photos, si elles sont autorisées, peuvent faire partie du rapport de l'expert (par exemple dans le cas d'une évaluation immobilière).
• Réaliser des entretiens. Les entretiens permettent à l'expert de comparer les contrôles internes déclarés avec les opérations réelles. Les données de niveau 1 et de niveau 2 peuvent être corroborées par le personnel ou d'autres tiers. De nombreux aspects de l'entretien dépassent le cadre de cet article.
• Analyser les disques durs. Malgré la croyance populaire selon laquelle les données électroniques peuvent être supprimées, l'imagerie des disques durs permet aux experts de capturer les informations dans leur environnement d'origine et de récupérer des informations non financières sensibles. Notez que les preuves doivent être soigneusement contrôlées et authentifiées pour pouvoir être utilisées lors d'un procès. La préservation de la « chaîne de traçabilité » est essentielle pour garantir qu'aucun dommage ou altération ne se produise au cours de l'enquête.
• Créer une chronologie des événements. La comparaison des droits d'accès et des diverses activités des principaux acteurs peut révéler des schémas anormaux au fil du temps. Le scénario classique est celui où le fraudeur se fait prendre au moment où il prend enfin des vacances.

La liste des procédures judiciaires disponibles est longue et dépasse le cadre de cet article. Les comptables judiciaires ne peuvent pas communiquer des résultats concernant des travaux qu'ils n'ont pas effectués, ni formuler des opinions dépassant leur domaine d'expertise ou de formation. La certitude raisonnable a un prix, même lorsque nous avons accès à un nombre considérable de documents. L'analyse peut se limiter à un compte bancaire pour une année, ou s'étendre à tous les comptes financiers depuis la création de l'entreprise. Plus le nombre d'informations analysées est important, plus la fiabilité des résultats est grande. Les trois niveaux peuvent être intégrés pour former une opinion défendable grâce à une analyse efficace des données.

Conclusion : Que signifie tout cela ?

Selon le Statement on Standard for Forensic Services n° 1 de l'AICPA, les services de comptabilité judiciaire impliquent généralement l'application de connaissances spécialisées et de compétences d'investigation par un membre pour collecter, analyser et évaluer certains éléments de preuve, ainsi que pour interpréter et communiquer les résultats. En d'autres termes, la sortie dépend de l'entrée. Le processus s'étend également à des paramètres non financiers pour étayer les opinions émises. Il s'agit d'une illustration plus concise de « l'art et la science d'enquêter sur les individus et l'argent. » [1] Si l'expert comprend les personnes, il lui est plus facile de retracer l'argent. Il est important de noter que le fait de consacrer du temps et de l'énergie supplémentaires ne fait pas apparaître comme par magie des aiguilles dans des bottes de foin. Les clients doivent comprendre que les méthodes heuristiques sont un élément ordinaire et nécessaire du processus de devoir de diligence et que les impasses ne constituent pas une défaillance de l'expert.

La compréhension et la communication de la portée prévue et des frais connexes avant le début de l'analyse profitent à la fois au client et à l'expert. Ceci est d'autant plus important pour les dossiers urgents, car les heures s'accumulent rapidement. Bien qu'il soit difficile de chiffrer les travaux en fonction d'un indicateur (par exemple, 0 25 dollars par transaction), les meilleures pratiques consistent à convenir d'un budget et d'une date cible pour l'évaluation de l'examen initial. Le champ d'application peut être réévalué une fois que l'expert a examiné les documents et les a modifiés, si nécessaire, au fur et à mesure que la situation se clarifie.

Une communication efficace s'étend également aux résultats et aux livrables, car la fiabilité d'un avis d'expert dépend de la profondeur de l'analyse. Plus de 80 % des avocats interrogés par l'AICPA ont indiqué que l'incapacité à simplifier les informations et les lacunes en matière de communication orale constituaient les deux principales raisons de l'inefficacité des comptables judiciaires. [2] À chaque étape, le client doit comprendre clairement les coûts et les avantages de la poursuite de l'enquête. Trouver un équilibre entre les objectifs du client et les niveaux de services susmentionnés permet de rendre l'engagement plus efficace et d'augmenter les chances de réussite pour toutes les parties.

Remerciements

Nous souhaitons remercier Jason Pierce pour ses informations et son expertise qui ont grandement aidé dans cette recherche.

Jason Pierce est vice-président principal du cabinet étudiant les dommages économiques et les évaluations de J.S. Held. Il se spécialise dans la comptabilité judiciaire, l'évaluation des entreprises et le conseil. Jason a plus de 25 ans d'expérience en plusieurs disciplines liées à la comptabilité et à la finance. Il travaille avec ses clients sur des litiges, des transactions, des fraudes, des dommages et intérêts, le droit de la famille, le droit pénal et la planification de successions. Il a témoigné en tant qu'expert devant des tribunaux d'état, des tribunaux fédéraux et dans des procédures arbitrales. Il intervient régulièrement dans des organisations juridiques et professionnelles et est également instructeur principal pour le programme de certification Master Analyst in Financial Forensics (MAFF) de la NACVA et d'autres cours.

Jason peut être contacté à l'adresse [e-mail protégé] ou au +1 857 216 9775.

Références

[1] Dorrell, Darrell et Gadawski, Gregory, Financial Forensics Body of Knowledge, Wiley, 2012, page 6.

[2] Davis, Charles, Farrell, Ramona et Ogilby, Suzanne, Characteristics and Skills of the Forensic Accountant, section FVS de l'AICPA, 2010.